如何准备会议所需的材料和设备
会议材料的准备是会议筹备期的重要工作，主要包括两类：重点材料和一般材料。重点材料：
1.会议通知：提前发出通知，让与会者事先清楚地了解会议的主要安排，提前就有关事项做好准备，并腾出时间，准时参加会议。
2.会议的开幕词与闭幕词：在会议开始或者结束的时候，企业的高层管理人员通常都会进行致辞，即开幕词或者闭幕词。会议开幕词的内容大多是介绍会议召开的背景和意义，对会议涉及的有关事项予以祝愿或庆贺。开幕词篇幅简短，感情诚挚，富有礼仪性和感染力。会议闭幕词含有总结会议、祝愿未来的内容，语气通常比会议开幕词更轻松，更具有休闲色彩。
3.会议报告：会议报告的关键是要有针对性：一是针对报告目的，也就是说报告的中心思想必须明确；二是针对听众，站在听众的角度去构思，需要分析他们的职业、年龄、性别等因素；三是针对报告人本身，要考虑报告人的职位、资历、年龄、文化程度以及性格特点等因素。一般材料：
1.会议日程表：让与会者了解的有关领导（或权威人士）将在会议上作报告的提纲或报告的主要内容。
2.有关图文资料：与会人员在会上讨论或交流发言时需要作记载的表格。
3.会议签到表：在会议开始前，为了检查已经通知过的与会人员到会情况（如“准时到会”、“迟到”、“缺席”、“因故请***”等情况），有必要事先准备好会议签到表。
会议设备的准备包括以下几个方面：
1.会议室等其他设备：首先需要确定会议目标。对于会议，我们需要知道这次会议的主题是什么，需要达到什么样的目的，想到得到什么样的结果。目标要切合实际明确具体。然后需要确定会议参与人员。参会人员要包括决策人员、提供数据支持人员以及执行人员。再次需要确定开会的地点，一般地点选在会议室，这样免于无关人等的打扰，空间够大，也会显示出会议的正式性。还需确定开会的时间，一般上午89点不适宜安排会议，910点适合1对1的会谈，1012点和1315点适合安排会议，1517点尽量不进行会议安排。
2.投影设备等安装完毕、准备白板笔、便签纸等：通过邮件或者电话等形式通知与会者，确定与会者是否能够参加会议。还要进行会议资料的准备，会议资料要准确、有用。将需要的资料在开会之前***用邮件或者文件的形式发放给与会者，让与会者知道相关的内容背景。
3.临时更改会议议程历核、更改会议地点等突发***是要先预先准备如何应对的：比如临时更改会议议程历核、更改会议地点等。用31会议网的移动会议工具就可以解决以上携弯突发***，智能通知可以第一时间通过短信、邮件、微信等方式通知到参会者，确保第一时间的联系。
